Save dan Save As

Word menawarkan dua cara untuk menyimpan file: Save dan Save As. Pilihan ini bekerja dengan cara yang sama, dengan beberapa perbedaan penting.

• Save: Ketika Anda membuat atau mengedit dokumen , Anda akan menggunakan perintah Save untuk menyimpan semua perubahan. Anda akan menggunakan perintah ini pada sebagian besar waktu. Ketika Anda menyimpan file, Anda hanya perlu memilih nama file dan lokasi untuk pertama kalinya. Setelah itu, Anda bisa klik perintah Save untuk menyimpan dengan nama dan lokasi yang sama.
• Save As: Anda akan menggunakan perintah ini untuk membuat salinan dari dokumen untuk menjaga file aslinya. Bila Anda menggunakan Save As, Anda harus memilih nama dan / atau lokasi yang berbeda untuk versi file yang disalin

Menyimpan dokumen:

Sangat penting untuk menyimpan dokumen Anda setiap kali Anda memulai sebuah proyek baru atau melakukan perubahan terhadap file yang sudah ada. Menyimpan diawal waktu dan sesering mungkin dapat mencegah apa yang Anda kerjakan hilang. Anda juga harus memperhatikan di mana Anda menyimpan dokumen sehingga akan memudahkan untuk mencarinya kemudian.

1. Cari dan pilih perintah Save pada Quick Access Toolbar.

   

2. Jika Anda menyimpan file untuk pertama kalinya, panel Save As akan muncul dalam tampilan Backstage.
3. Anda kemudian harus memilih dimana ingin menyimpan file dan memberi nama file. Klik Browse untuk memilih lokasi di komputer Anda. Anda juga dapat mengklik OneDrive untuk menyimpan file ke OneDrive Anda.

   

4. Kotak dialog Save As akan muncul. Pilih lokasi di mana Anda ingin menyimpan dokumen.
5. Masukkan nama file dokumen, lalu klik Save.

   

6. Dokumen akan disimpan. Anda bisa klik perintah Save lagi untuk menyimpan perubahan seperti halnya Anda mengedit dokumen.

Anda juga dapat mengakses perintah Save dengan menekan Ctrl + S pada keyboard Anda.

Menggunakan Save As untuk membuat salinan

Jika Anda ingin menyimpan versi yang berbeda dari dokumen sambil menjaga file aslinya, Anda dapat membuat salinan. Misalnya, jika Anda memiliki file bernama Sales Report, Anda bisa menyimpannya sebagai Sales Report 2 sehingga Anda dapat mengedit file baru namun masih merujuk kembali kepada file versi asli.

Untuk melakukan ini, Anda cukup klik perintah Save As dalam tampilan Backstage. Sama seperti saat menyimpan file untuk pertama kalinya, Anda harus memilih tempat untuk menyimpan file dan memberikan nama file baru.

Mengubah lokasi default penyimpanan:

Jika Anda tidak ingin menggunakan OneDrive, Anda dapat menjadi bingung karena OneDrive dipilih sebagai lokasi default saat menyimpan. Jika Anda tidak menyukai ini, Anda dapat mengubah lokasi penyimpanan default sehingga PC akan dipilih secara default.

1. Klik tab File untuk mengakses tampilan Backstage.

   

2. Klik Options.

   

3. Kotak dialog Word Options akan muncul. Pilih Save di sebelah kiri, centang kotak di samping Save to Computer secara default, kemudian klik OK. Default menyimpan lokasi akan berubah.

   

Menggunakan AutoRecover:

Word secara otomatis menyimpan dokumen Anda ke folder sementara ketika Anda bekerja pada mereka. Jika Anda lupa untuk menyimpan perubahan atau jika Word crash, Anda dapat memulihkan file menggunakan AutoRecover.

1. Buka Word. Jika file versi autosave yang ditemukan, panel Document Recovery akan muncul di sebelah kiri.
2. Klik untuk membuka file yang tersedia. Dokumen akan dipulihkan.

   

Secara default, Word melakukan AutoSaves setiap 10 menit. Jika Anda mengedit dokumen kurang dari 10 menit, Word tidak dapat membuat versi autosave.

Jika Anda tidak melihat file yang Anda butuhkan, Anda dapat menelusuri semua file autosave dari tampilan Backstage. Pilih tab File, klik Manage Versions, kemudian pilih Recover Unsaved Document yang belum disimpan.

Mengekspor dokumen sebagai file PDF:

Mengekspor dokumen Anda sebagai dokumen Adobe Acrobat, umumnya dikenal sebagai file PDF, dapat sangat berguna jika Anda berbagi dokumen dengan seseorang yang tidak memiliki Word. Sebuah file PDF akan memungkinkan bagi penerima untuk melihat tetapi tidak bisa mengedit isi dokumen Anda.

1. Klik tab File untuk mengakses tampilan Backstage, pilih Export, kemudian pilih Create PDF / XPS.

   

2. Kotak dialog Save As akan muncul. Pilih lokasi di mana Anda ingin mengekspor dokumen, masukkan nama file, kemudian klik Publish.

Mengekspor dokumen dengan jenis file lainnya:

Anda mungkin akan merasa sangat membantu apabila mengekspor dokumen Anda ke jenis file lain, seperti dokumen Word 97-2003 jika Anda perlu berbagi dengan orang-orang menggunakan versi lama dari Word atau sebagai file .txt jika Anda memerlukan versi plain-text dokumen Anda.

1. Klik tab File untuk mengakses tampilan Backstage, pilih Export, lalu pilih Change File Type.

   

2. Pilih jenis file, lalu klik Save As.

   

3. Kotak dialog Save As akan muncul. Pilih lokasi di mana Anda ingin mengekspor dokumen, ketikkan nama file, lalu klik Save.

Anda juga dapat menggunakan menu drop-down Save as type di kotak dialog Save As untuk menyimpan dokumen dalam berbagai jenis file.

Berbagi dokumen

Word membuatnya mudah untuk berbagi dan berkolaborasi dokumen menggunakan OneDrive . Di masa lalu, jika Anda ingin berbagi file dengan seseorang, Anda bisa mengirimkannya sebagai lampiran email. Meskipun nyaman, cara ini juga membuat beberapa versi dari file yang sama, yang dapat sulit untuk dikelola.

Ketika Anda berbagi dokumen dari Word, Anda benar-benar memberikan orang lain akses ke file yang sama persis. Hal ini memungkinkan Anda dan orang yang Anda bagi untuk mengedit dokumen yang sama tanpa harus melacak beberapa versi.

Dalam rangka untuk berbagi dokumen, terlebih dahulu harus disimpan ke OneDrive Anda.

Berbagi dokumen:

1. Klik tab File untuk mengakses tampilan Backstage, kemudian klik Share.

   

2. Panel Share akan muncul.

Berikut adalah cara yang berbeda untuk berbagi dokumen.

• Share Options: panel ini akan berubah tergantung pada metode berbagi yang Anda pilih. Anda akan dapat memilih berbagai pilihan untuk mengontrol bagaimana Anda berbagi presentasi Anda.
• Share with People: Dari sini, Anda dapat mengundang orang lain untuk melihat atau mengedit dokumen. Kami sarankan mengunakan pilihan ini karena memberikan tingkat kontrol dan privasi yang terbesar ketika berbagi dokumen.
• Email: Dari sini, Anda dapat berbagi dokumen Anda langsung melalui Microsoft Outlook.
• Present Online: Dari sini, Anda dapat berbagi dokumen Anda secara online sebagai presentasi yang hidup. Word akan menghasilkan link lain yang bisa terbuka di web browser mereka.
• Posting ke Blog: Dari sini, Anda dapat menggunakan Word untuk memasukkan langsung ke blog Anda jika Anda menggunakan salah satu situs blogging yang didukung seperti Blog SharePoint, Wordpress, atau Blogger.