Cara Membuat Catatan Rapat Seperti Profesional
Di zaman sekarang, banyak pekerjaan dilakukan secara jarak jauh (remote) atau hybrid. Rapat pun sering dilakukan lewat Zoom atau aplikasi meeting lainnya. Nah, saat itulah catatan rapat (meeting notes) jadi sangat penting. Catatan ini berguna untuk mencatat hasil diskusi, keputusan penting, dan siapa yang bertanggung jawab atas tugas tertentu.
Tujuannya simpel: agar semua orang tetap paham, kompak, dan tahu harus ngapain setelah rapat selesai.
Kenapa Catatan Rapat Itu Penting?
Kalau kamu jadi pencatat rapat (note-taker), kamu punya peran penting banget. Catatan yang kamu buat bisa:
Menyimpan informasi penting tentang apa yang dibahas, dikerjakan, dan direncanakan.
Menjelaskan apa saja prioritas dan deadline untuk tiap anggota tim.
Mencatat tantangan atau masalah yang muncul dan bisa mempengaruhi proyek.
Memberi kabar ke orang-orang yang nggak bisa ikut rapat supaya mereka tetap tahu apa yang terjadi dan harus dikerjakan.
Intinya, catatan rapat membantu tim tetap kompak, fokus, dan bergerak ke arah yang sama.
Contoh Catatan Rapat yang Baik
Catatan rapat yang ditulis dengan rapi dan jelas bikin kerja tim jadi lebih gampang. Misalnya, kalau kamu bingung minggu lalu bahas apa, tinggal buka catatannya. Kalau mau tahu siapa yang bertanggung jawab bikin desain atau kapan deadline-nya, tinggal lihat kembali.
Di Figma, ada contoh catatan rapat dari komunitas yang bisa kamu jadikan referensi—misalnya catatan kickoff proyek. Isinya ringkas tapi tetap informatif.
Gunakan Gaya Catatan Visual (Visual Note-Taking)
Catatan nggak harus selalu dalam bentuk tulisan biasa. Kamu juga bisa mencatat dengan cara yang lebih kreatif, seperti:
Menggambar diagram
Bikin mind map (peta pikiran)
Coret-coret ide dengan simbol dan bentuk
Metode ini disebut visual note-taking. Ini membantu:
Bikin rapat lebih menarik dan gak membosankan
Membantu peserta lebih mudah mengingat isi rapat
Cocok untuk rapat brainstorming yang butuh ide-ide bebas
4 Langkah Mudah Bikin Catatan Rapat yang Efektif
Kalau kamu mau belajar mencatat rapat dengan lebih baik, coba ikuti 4 langkah ini:
Langkah 1: Persiapan Sebelum Rapat
Sebelum rapat dimulai:
Baca agenda rapat, catatan sebelumnya, dan siapa saja yang akan hadir.
Tentukan cara mencatat yang paling cocok—mau manual, digital, pakai template, atau pakai FigJam.
FigJam punya banyak template buat berbagai jenis rapat seperti daily standup, project kickoff, retrospective, dll.
Langkah 2: Catat Cepat Saat Rapat
Saat rapat berjalan:
Ikuti alur dari agenda rapat.
Gunakan singkatan atau simbol supaya lebih cepat.
Gunakan poin-poin atau nomor biar lebih rapi dan enak dibaca.
Langkah 3: Rapikan Setelah Rapat
Setelah rapat selesai:
Langsung periksa dan edit catatanmu selagi ingat.
Pastikan semua informasi penting sudah masuk.
Tandai hal-hal yang butuh dikonfirmasi atau ditindaklanjuti.
Langkah 4: Simpan dan Bagikan
Simpan catatan di tempat yang mudah diakses tim, seperti Google Drive, Notion, atau workspace tim kamu.
Kirim catatan secepat mungkin (idealnya di hari yang sama) supaya semua orang bisa langsung cek tugas dan tanggung jawabnya.
Cara Menyempurnakan Sistem Pencatatanmu
Untuk hasil yang lebih baik, kamu bisa coba metode pencatatan yang disebut Cornell Method. Metode ini bantu kamu mencatat dengan lebih terstruktur:
Record: Rekam rapat kalau memungkinkan (dengan izin peserta).
Reduce: Ringkas poin penting dari rapat.
Recite: Ulangi poin-poin tersebut dengan kata-katamu sendiri agar lebih paham.
Reflect: Pikirkan apa arti atau dampaknya buat pekerjaanmu.
Review: Tinjau catatanmu secara berkala supaya tetap on track.
Tips tambahan: sebelum rapat baru, lihat dulu catatan dari rapat sebelumnya. Apakah catatannya mudah dibaca? Terlalu panjang? Kurang lengkap? Itu bisa jadi bahan evaluasi buat meningkatkan kualitas catatan kamu ke depannya.
3 Tips Profesional dalam Mencatat Rapat
Fokus pada poin penting
Kamu gak perlu menulis semuanya. Catat saja hal-hal penting seperti keputusan, ide utama, dan siapa yang bertugas.
Rekam rapat (kalau boleh)
Dengan rekaman dan transkrip, kamu bisa cek ulang hal-hal yang mungkin terlewat.
Tulis siapa yang ngomong
Kalau peserta rapat banyak, tulis inisial atau nama singkat siapa yang menyampaikan ide atau tugas. Ini membantu menjaga tanggung jawab antar anggota tim.
Bikin Catatan Lebih Baik dengan FigJam
FigJam punya berbagai template catatan rapat yang bisa kamu pakai untuk:
Menulis agenda, peserta, tanggal, dan tujuan rapat.
Mencatat diskusi dengan terstruktur dan jelas.
Menuliskan keputusan dan tugas yang harus segera ditindaklanjuti.
FigJam juga punya banyak template lain seperti untuk:
Sprint planning
Kickoff proyek
Daily standup
Webinar, dan masih banyak lagi.
Kamu juga bisa melihat contoh-contoh keren dari komunitas Figma yang sudah membagikan template buatan mereka sendiri.
Artikel Lainnya Dengan Kategori Terkait :
1. Belajar Figma #01 Pengenalan figma
2. Belajar Figma #02 Membuat Projek Pertama kali
3. Belajar Figma #03 Shape pada figma
4. Belajar Figma #04 Layer Pada Figma
5. Belajar Figma #05 Boolean Groups
6. Belajar Figma #06 Pengenalan Figma
7. Belajar Figma #07 Merancang Layar Awal Aplikasi di Figma
8. Belajar Figma #08 Desain Logo dan Ikon Pertamamu di Figma
9. Belajar Figma #09 Desain Halaman Galeri & Postingan Foto di Figma
10. Belajar Figma #10 Membuat dan Menguji Prototipe Interaktif di Figma
11. Belajar Figma #11 Penerapan Constraints dalam Desain Tablet & Desktop
12. Belajar Figma #12 Tips & Trik Figma
13. Belajar Figma #13 Mulai Desain Bareng Figma
14. Belajar Figma #14 Etika dalam Desain Digital
15. Belajar Figma #15 Desain yang Aksesibel dan Inklusif
16. Belajar Figma #16 Dasar Design Research dalam Proses Desain
17. Belajar Figma #17 Content Research & Design
18. Belajar Figma #18 Storytelling dalam Desain
19. Belajar Figma #19 Mengurangi Kerumitan Desain
20. Belajar Figma #20 Design Brief
21. Belajar Figma #21 Storyboard UX
22. Belajar Figma #22 Perbedaan antara UI dan UX
23. Belajar Figma #23 Kesederhanaan dalam Desain
24. Belajar Figma #24 Konsistensi dalam Desain
25. Belajar Figma #25 Constraints dalam Desain
26. Belajar Figma #26 Typography
27. Belajar Figma #27 Visual Hierarchy
28. Belajar Figma #28 Prinsip Dasar Desain UI
29. Belajar Figma #29 Cara Membuat Desain Aplikasi dalam 5 Langkah
30. Belajar Figma #30 Minimum Viable Product (MVP)
31. Belajar Figma #31 Rapid Prototyping
32. Belajar Figma #32 Product Design
33. Belajar Figma #33 UI Design
34. Belajar Figma #34 UX Strategy
35. Belajar Figma #35 UX Research
36. Belajar Figma #36 UX Design
37. Belajar Figma #37 Wirefreaming
38. Belajar Figma #38 Style Guide
39. Belajar Figma #39 Design Thinking
40. Belajar Figma #40 Apa Itu Wireframe dan Mock-up?
41. Belajar Figma #41 Human-Computer Interaction (HCI)
42. Belajar Figma #42 Lateral Thinking
43. Belajar Figma #43 Web Design
44. Belajar Figma #44 Human-Centered Design (HCD)
45. Belajar Figma #45 Prinsip Gestalt
46. Belajar Figma #46 Teori Warna (Color Theory)
47. Belajar Figma #47 Apa itu RGB?
48. Belajar Figma #48 Graphic Design
49. Belajar Figma #49 Design Ethics
50. Belajar Figma #50 Inklusi dan Aksesibilitas dalam Design
51. Belajar Figma #51 Design Research
52. Belajar Figma #52 Content Design
53. Belajar Figma #53 Latihan Figma: Cara Menggunakan Desain Sistem yang Sudah Ada
54. Belajar Figma #54 Figma Exercise: Cara Mendesain Resume (CV)
55. Belajar Figma #55 Apa Itu CMYK?
56. Belajar Figma #56 Warna primer
57. Belajar Figma #57 Warna Sekunder
58. Belajar Figma #58 Split-Complementary Colors
59. Belajar Figma #59 Estetika Desain
60. Belajar Figma #60 Warna Monokromatik
61. Belajar Figma #61 Warna Komplementer
62. Belajar Figma #62 Warna Triadik
63. Belajar Figma #63 Color Palette
64. Belajar Figma #64 60 Kombinasi Warna untuk Menginspirasi Desainmu Part 1
65. Belajar Figma #65 60 Kombinasi Warna untuk Menginspirasi Desainmu Part 2
66. Belajar Figma #66 Jenis-Jenis Font Website
67. Belajar Figma #67 Static vs Dynamic Website
68. Belajar Figma #68 Apa Itu Fitts'Law
69. Belajar Figma #69 13 Prinsip Desain Grafis
70. Belajar Figma #70 Simbolisme Warna
71. Belajar Figma #71 Mengenal 25 Warna Merah dalam Desain
72. Belajar Figma #72 Pengenalan Warna Hijau dalam Desain
73. Belajar Figma #73 25 Nuansa Warna Cokelat dalam Desain
74. Belajar Figma #74 Cara Memulai Presentasi: 15 Ide untuk Pembukaan yang Menarik
75. Belajar Figma #75 Website Portofolio
76. Belajar Figma #76 Cara Mendesain Logo dalam 5 Langkah Sederhana
77. Belajar Figma #77 Apa Itu Kerning dan Mengapa Penting dalam Desain Huruf
78. Belajar Figma #78 Golden Ratio (Rasio Emas)
79. Belajar Figma #79 33 font modern untuk meningkatkan desain Anda
80. Belajar Figma #80 35 Font Terbaik untuk Logo
81. Belajar Figma #81 25 Font Terbaik untuk Thumbnail YouTube
82. Belajar Figma #82 Workshop Online
83. Belajar Figma #83 Customer Journey Map
84. Belajar Figma #84 Sprint Retrospective
85. Belajar Figma #85 Swimlane Diagram
86. Belajar Figma #86 Diagram Fishbone
87. Belajar Figma #87 Cara Membuat Flowchart dengan Figma
88. Belajar Figma #88 Diagram UML
89. Belajar Figma #89 Information Architecture (IA)
90. Belajar Figma #90 Grafik Permintaan dan Penawaran
91. Belajar Figma #91 Context Diagram
92. Belajar Figma #92 Entity Relationship (ER) Diagram
93. Belajar Figma #93 Spaghetti Diagram
94. Belajar Figma #94 26 Simbol Flowchart dan Artinya
95. Belajar Figma #95 Network Diagram
96. Belajar Figma #96 17 Jenis Flowchart
97. Belajar Figma #97 5 Langkah Membuat Data Flow Diagram (DFD)
98. Belajar Figma #98 Organizational Chart
99. Belajar Figma #99 Mind Map
100. Belajar Figma. #100 Product Development Roadmap
101. Belajar Figma. #101 Lotus Diagram
102. Belajar Figma. #102 Process Map
103. Belajar Figma. #103 Value Stream Map (VSM)
104. Belajar Figma. #104 Concept Map
105. Belajar Figma. #105 Metode 5 Whys
106. Belajar Figma. #106 Problem statement
107. Belajar Figma. #107 23 Contoh Mind Map & Kegunaannya
108. Belajar Figma. #108 Brainstorming
109. Belajar Figma. #109 Affinity Diagram
110. Belajar Figma. #110 User flow
111. Belajar Figma. #111 60 Ide Presentasi Kreatif dan Tips Desain
112. Belajar Figma. #112 Vision Statement
113. Belajar Figma. #113 Stand-up Meeting
114. Belajar Figma. #114 Project Status Report
115. Belajar Figma. #115 Sprint Planning
116. Belajar Figma. #116 Catatan Rapat
117. Belajar Figma. #117 Icebreaker
118. Belajar Figma. #118 Sprint Review
119. Belajar Figma. #119 Kickoff Meeting
120. Belajar Figma. #120 Team Charter
121. Belajar Figma. #121 Apa itu Forming, Storming, Norming, dan Performing
122. Belajar Figma. #122 30 Ide Aktivitas Team-Building
123. Belajar Figma. #123 Alignment Chart
124. Belajar Figma. #124 User Persona
125. Belajar Figma. #125 Mood Board
126. Belajar Figma. #126 Skala Likert
127. Belajar Figma. #127 Empathy Map
